El Enfoque Sistémico y Planeación en Gestión de un proyecto

En el momento de plantear el desarrollo de un proyecto tradicionalmente se ha utilizado la visión sistemática. Ésta consiste en definir objetivos o metas y para ello se definen requisitos, actividades y la organización de esas actividades en una red de acuerdo con la precedencia entre ellas para formar la planeación. Con esta planeación se ejecuta el proyecto. La visión sistemática se enfoca más como una sucesión de pasos hasta lograr el objetivo. Los factores que pueden afectar actividades o constituir hitos a cumplir pueden ser internos como externos.

En el enfoque sistémico, el proyecto se visualiza como un conjunto de elementos interrelacionados para obtener un objetivo común.

Bien, ¿y qué significa eso para la preparación de la planeación? Pues, la planeación debe realizarse no como una red de actividades que se mantendrá estable en el tiempo, sino más bien como un grupo de subsistemas interrelacionados entre sí para lograr el objetivo final. Esta manera de ver el proyecto permite en primer lugar entender mejor el cómo, pero también prever el grado de afectación y, en segundo lugar, reaccionar con mas agilidad a los imprevistos.

De los factores que pueden afectar el proyecto los más difíciles de trabajar son los factores externos a la organización. No son factores tan conocidos por el grupo de proyectos porque dependen de otras organizaciones, pero además de requerirse un esfuerzo para su conocimiento y tratamiento, ellos pueden cambiar durante la evolución del proyecto lo cual requiere más esfuerzo aún.

En la figura se muestra un ejemplo de red de actividades dividida en tres grupos, las actividades que dependen o son originadas por el exterior al equipo de trabajo están distinguidas con color ladrillo mientras las que dependen sólo del grupo de proyecto están en azul.

En el ejemplo se han distinguido los tres grupos con base en los factores o actividades externas que forman parte de la red. La idea de visualizarlas separadamente en tres grupos es la facilidad para llevar el monitoreo y control, estudiar cómo el retraso de objetivo de uno de los grupos puede afectar a los otros y corregir o modificar la interrelación entre ellos para minimizar la afectación total del proyecto.

AGRUPAMIENTO EN SUBSISTEMAS

Según el enfoque sistémico, la planeación debe ser flexible para soportar los cambios. Esto exige un poco de mayor trabajo a la hora de planificar pues se requiere el estudio de los factores externos, o de los que tenemos poca experiencia o que constituyen posibles eventos de afectación, posteriormente dividir convenientemente en subsistemas o subgrupos el conjunto de actividades para facilitar su control y monitoreo.

_______________________________________________________________ 

Fuentes:

Artículos de

·         Yuri Kogan Schmukler

·         Richard Kaminsky

·         Rudolph Siles