El punto mas importante y crucial para llevar el control de un proyecto es definir muy bien el alcance del mismo. Con un alcance bien definido se pueden identificar las tendencias de cambio y los cambios mismos, y, si controlamos los cambios tendremos el proyecto bajo control, y es que el manejo adecuado de los cambios tiene como condición inicial el tener un alcance bien definido.
Bien, pero, ¿cómo definimos el alcance de un proyecto? Primeramente, el alcance de un proyecto no es solamente el objeto o meta final que se quiere lograr y que constituye la razón de ser del proyecto sino también, tener claros los límites de las acciones y tareas, esto es, de las actividades establecidas, en el plan de ejecución del proyecto.
Es aquí donde pueden surgir dudas o indefiniciones que no se ven antes de iniciar los trabajos sino cuando se está en plena ejecución. Para reducir estas circunstancias, en la preparación del plan y cronograma de actividades se precisa de la participación activa de los especialistas-ejecutores. Además se necesita que los participantes-ejecutores detecten y notifiquen desviaciones o trabajos adicionales a los previstos en el Plan oficial en la labor diaria.
La principal causa de problemas para terminar y formalizar el cierre de un proyecto es haber trabajado con un alcance pobremente definido, incompleto o poco claro. Cuando en los documentos oficiales para dar inicio a un proyecto como Contrato, Manual de Ejecución, o Sub-Contratos, existan detalles por definir del Alcance general, los mismos deben definirse mediante comunicaciones escritas tales como memorandos, minutas de reunión, o cartas oficiales y siempre sin dilación de manera que todas las partes interesadas estén informadas de las clarificaciones.
Como los participantes-ejecutores para reportar avances utilizan Listas de Chequeo para reportar las acciones terminadas y las pendientes, es muy importante que estas listas estén actualizadas de acuerdo con el Alcance del proyecto en ejecución. Esto es, se deben eliminar o tachar las actividades o acciones que no aplican.
En esta acción se debe buscar apoyo en el equipo de aseguramiento y control de calidad.
Para resumir, en un proyecto siempre hay un Dueño o Propietario que tiene su idea de Alcance y hay uno o varios contratistas a quienes se contrata para su ejecución, los cuales deben haber comprendido el Alcance requerido. Si hay diferencias o discrepancias en el concepto de Alcance entre ambas partes sencillamente el Proyecto no se considerará terminado, afectando planificación, presupuesto, costo de oportunidad y demás.
La definición en detalle del Alcance es vital para la ejecución exitosa de un Proyecto.
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