Significado de “Tailoring” o Adaptación
En gestión de proyectos se conoce el concepto de Tailoring o Adaptación como uno de los doce principios que establece la guía del PMBOK. Al hablar de tailoring nos referimos a "adaptar algo a un propósito concreto". Tal como se adapta ropa a la talla de un usuario, se trata de modificar los métodos para adaptarlos más convenientemente a un proyecto. Por tanto, no es muy distinto de lo que haría un sastre de ropa: tomar tus medidas y modificar una prenda para adaptarla a tus necesidades particulares.Los jefes de proyecto tienen que hacer algo parecido en casi todos los proyectos.
Una metodología de gestión de proyectos es un conjunto definido, documentado y detectable de políticas, prácticas, procesos, herramientas, técnicas y plantillas que brindan orientación sobre cómo se ejecutan los proyectos dentro de una organización.
¿Y qué es lo que se debe adaptar en proyectos?
La pregunta se refiere a la metodología a usar, pero es que esto significa que prácticamente se debe adaptar todo.Dentro de la metodología están por ejemplo los procedimientos, plantillas, formatos, criterios, estrategias y enfoques que se disponen para trabajar las 10 áreas de conocimiento: Integración, Alcance, Tiempo, Costo, Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos, Procura y gestión de Interesados.
Como ejemplo, los procedimientos más evidentes de ser adaptados a cada proyecto son los relativos a comunicaciones (formatos, periodicidad, distribución) tecnologías, bien sea disponibles o por requerimientos del cliente, normativas locales o por aprovechamiento de oportunidades circunstanciales.
Como ejemplo, las herramientas más evidentes a seleccionar para adaptar de acuerdo con el tipo de proyecto y las seleccionadas para un proyecto específico son las relativas al software y hardware a usar.
Las empresas que prevén la realización de proyectos como parte de optimización o mejoras de sus operaciones de producción o crecimiento tienden a preparar una metodología básica común a partir de la cual se pueden hacer adaptaciones para cada proyecto.
En este sentido, es conveniente que la metodología base sea lo más simple y sencilla posible, de esta forma la Adaptación Inicial para el proyecto sea hecha por adición de elementos en vez de recortes.
Esta Adaptación debe ajustarse a la Organización si la metodología es importada de otras organizaciones. Se adaptan los métodos importados a los requerimientos particulares de la organización dueña del proyecto así como a las condiciones del medio. Para usarse en cada proyecto, la metodología se adapta nuevamente pero ya para adecuarla a las particularidades del proyecto.
La guía del PMBOK 7a. Ed. menciona 4 fases como se muestra en la figura anexa. En la primera se escoge un enfoque de desarrollo para el proyecto: Predictivo, Adaptativo o Híbrido. En la segunda, se adapta la metodología disponible a la estructura de la organización ejecutora. En la tercera, se hace la adaptación al proyecto y en la cuarta se hace monitoreo, cambios, ajustes para mejoramiento y registro.
Cabe decir que en las organizaciones con una trayectoria de desarrollo en proyectos, las fases 1 y 2 ya están establecidas en la mayoría de los casos.
Normalmente, en los proyectos de ingeniería y construcción, en especial para la industria energética, la metodología queda registrada en el Plan de Ejecución y en el Manual de Ejecución del proyecto y básicamente es por requerimientos de calidad. De esta manera, aunque no se mencione expresamente, las fases 1, 2 y 3 están realizadas cuando se generan el Plan y el Manual de Calidad.
Resumen
- Cada proyecto es único por definición y entonces la adaptación (tailoring) de las metodologías es imprescindible.
- Si bien no todas las organizaciones llevan documentadas formalmente las metodologías a usar en proyectos, la documentación generada en cada proyecto se usa en mayor o menor grado como partida para adaptarlas a los nuevos proyectos.
- El trabajo de adaptación no es fácil y es más complejo mientras mas complejo sea el proyecto a trabajar.
- Es muy útil para las oficinas gestoras de proyectos contar con registros de “lecciones aprendidas” de metodologías usadas y adaptadas en proyectos tal como se hace con las acciones de cada proyecto.
Fuentes:
Tailoring in Project Management. A complete guide. Article by Simon Burke. 2024
PM BOK Guide
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