En esta oportunidad hablaremos de la complejidad en proyectos. Pero ¿cuándo decimos que un proyecto es complejo, muy complejo o relativamente complejo? Bien, el término lo usamos cuando la realidad nos sobrepasa en nuestra expectativa, por ejemplo, encontramos que hay actividades no previstas en la planificación, que necesitamos recursos mayores a los previstos, que hay fronteras del alcance no totalmente definidas o cuando hay tendencias en las partes interesadas “stakeholders” que divergen o que pueden hasta colidir.
En un artículo del PMI se establece que, para medir la complejidad, se debe analizar cada una de las áreas de conocimiento, asignar un valor de complejidad en cada una en una escala del 1 al 5, luego obtener un promedio ponderado para todo el proyecto y entonces la clasificación resulta en la siguiente:
Puntuación | Clasificación de Complejidad |
< 2,5 | Baja |
< 3,5 | Media |
>= 3,5 | Extrema |
Bien y ¿cómo se reduce la complejidad? si es que esto es posible.
Bien, una vez hecha la clasificación de cada área:
· Integración
· Alcance
· Tiempo
· Costo
· Calidad
· Recurso Humano
· Comunicaciones
· Riesgos
· Procura
La idea es enfocarse en las áreas que son consideradas como de mayor complejidad. Ningún proyecto es complejo en TODAS las áreas, entonces, una vez identificadas las más complejas trabajar con ellas para simplificarlas. El artículo tiene una tabla con recomendaciones de acciones para disminuir la complejidad. Muchas veces se habla de ‘comerse el elefante en pedacitos’ esto es dividir el proyecto en áreas o subproyectos y cada una con un líder o gerente. También es importante disminuir la incertidumbre en ciertas áreas estableciendo definiciones, criterios, directrices de acción para la ejecución de las labores.
Conclusión.
Establecer un sistema de medición de complejidad por área permite no solamente priorizar cuáles áreas simplificar sino buscar los recursos humanos más idóneos para trabajar en el proyecto. Es importante también para buscar el financiamiento del proyecto.
A continuación, copiamos la tabla del artículo con los reductores de complejidad recomendados por área:
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Fuente:
Anyosa Soca, Victor. (2008). Simplificando la complejidad de los proyectos: más allá de comerse al elefante en pedacitos = Simplifying project complexity: beyond eating the elephant in small pieces. Paper presented at PMI® Global Congress 2008—Latin America, São Paulo, Brazil. Newtown Square, PA: Project Management Institute.
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