Introducción
La gestión de las Comunicaciones es una de las diez áreas de trabajo o áreas de conocimiento listadas en la guía del PMBOK (Project management Book of Knowledge) y no es por casualidad o una razón mera de relleno, sino porque mediante la Comunicación entre miembros del equipo de trabajo, los interesados, los clientes y usuarios de los productos realizan las actividades de las otras áreas de Trabajo (Gestión de: Integración; Alcance; Tiempo; Costo; Calidad; Recurso Humano; Riesgos; Procura y de Interesados.)
Realmente, todas las acciones de los procesos de producción de entregables contienen uno o varios tipos de comunicaciones: oral, escrita, formal, informal, usando teleconferencias, grabaciones de vídeo, reuniones de trabajo presenciales o remotas, emails, reportes, etc.
Cuando los entregables son documentos escritos, entonces además, cada entregable es un medio de comunicación pues contiene información necesaria para el proyecto. En este caso, el destinatario del documento sea miembro del equipo o subcontratista necesita la información como entrada para su actividad, bien sea por ejemplo, para diseñar, construir, fabricar o vender un equipo o material como parte de la ejecución.
Dentro del PMBOK se divide la gestión de la comunicación en tres procesos:
- Planificación de las comunicaciones
- Gestión de las comunicaciones
- Control de las comunicaciones
Gestión de la Comunicación
Durante la Gestión de las Comunicaciones o fase de ejecución del proyecto es cuando se ponen en práctica las acciones definidas en el plan de gestión de la comunicación, así como las comunicaciones espontáneas que puedan surgir.
La gestión no solo incluye el transmitir, sino también crear, almacenar y distribuir los documentos o materiales que se usen para comunicar, así como asegurar que exista un flujo adecuado de comunicación entre las diferentes personas que participan o se ven afectadas por el proyecto.
A la gestión de Comunicación la guía PMBOK la divide como siempre en:
- Entradas (InPuts)
- Herramientas y Tecnologías
- Salidas (Productos)
Dentro de las Herramientas y Técnicas se mencionan
- Herramientas disponibles de comunicación
- Modelos de comunicación
- Métodos de comunicación
- Sistemas de gestión de la información
- Informes de desempeño
Las Herramientas disponibles de comunicación se refieren a las herramientas disponibles en el ambiente, zona geográfica, condiciones y presupuesto del proyecto. Ellas se seleccionarán durante el proceso de planificación. En la planificación se definirán los modelos de comunicación dependiendo del emisor y del receptor, por ejemplo, qué formatos se usarán, cómo se codificarán o numerarán, cómo se listarán, quiénes los emitirán a quiénes irán dirigidos, cómo se informará su recepción, etc. En cuanto a los métodos se definirá cuándo se emite qué y la forma de distribución, por ejemplo, si se enviarán por email, se colgarán en una página web o de otra forma. Todo lo anterior, de acuerdo con el sistema de almacenamiento de datos (software), el sistema de acceso a los datos o documentos informativos, entregables, normas, etc. El informe de desempeño tiene mucha importancia en el caso de proyectos de ingeniería cuando los entregables son documentos técnicos como especificaciones, planos y hojas de datos cuya emisión define el progreso o avance del proyecto.
Muchos autores hacen énfasis en conocer las expectativas de los interesados (stakeholders) como parte fundamental para establecer el plan de comunicaciones. Se mencionan como causas de apreciación negativa en los proyectos a deficiencias en la información de logros y metas.
Conclusiones
La Comunicación es la “herramienta” de las otras áreas de trabajo. Esto es, para que exista una comunicación debe haber una información que comunicar, la cual es normalmente un “input” para una acción, pero también es un producto o “resultado” que se utilizará también como “input” para otra acción. Debe haber un receptor, alguien que necesita la información y alguien que la emite. Debe haber un sistema, esto es, un medio o herramienta para manejar la información: generarla, guardarla y después localizarla y recuperarla fácilmente. Debe quedar de igual manera un registro de lo que se envió, cuándo se envió y a quién se dirigió.
Mas allá de lo formal que las comunicaciones deben ser, también es importante la comunicación no formal, oral o escrita y en el caso de presencial el lenguaje corporal cumple su importante papel relacionado con la empatía, la comprensión, la transmisión de confianza. Como en toda actividad social y siendo el trabajo de proyectos un trabajo de equipo, los integrantes del mismo necesitan comunicarse fácilmente, oportunamente y por supuesto, eficientemente.
Fuente
PMBOK Guide from PMI
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